Durée de conservation des documents d’entreprise

Durée de conservation des documents d’entreprise

Toute entreprise a l’obligation de conserver sous format papier ou électronique, durant une certaine durée, des documents officiels. Les délais de conservation ne sont pas les mêmes selon le type de document et, en cas d’infraction à la législation, les délais sont allongés.

Les documents commerciaux

Correspondances commerciales, documents bancaires, justificatifs de transport de marchandises et contrats, etc. : le délai de conservation est de 5 ans.
Contrats, d’un montant supérieur à 120 euros conclus par voie électronique : le délai de conservation est de 10 ans.

Les documents comptables

Tous les documents (livre journal, grand livre, etc.) et les pièces justificatives afférents aux éléments de la comptabilité des commerçants doivent être conservés 10 ans à partir de la date de clôture de l’exercice.
Il en est de même pour toute la documentation comptable (livres, registres), et toute documentation relative aux analyses, à la programmation et à l’exécution des traitements informatiques.

Les documents sociaux

Documents relatifs aux charges sociales et la taxe sur les salaires : le délai de conservation est de 3 ans.
Le livre de paie doit être conservé pendant 5 ans à dater de sa clôture.
Les documents attestant de la comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait doivent être conservés 3 ans, alors que ceux relatifs à la comptabilisation des horaires de travail des salariés, des heures d’astreinte et leur compensation, ne sont à conserver qu’un an.
Tout ce qui concerne l’inspection du travail, le CHSCT et les déclarations d’accident ou de maladie professionnelle sont à conserver 5 ans.
Les employeurs doivent conserver 5 ans, les contrats de travail, feuilles de paie, lettres d’engagement et de licenciement, les doubles ou reçus pour solde de tout compte, certificats de travail, avis d’arrêt de travail en cas de maladie ou d’accident, et le registre du personnel. Les actions en paiement de salaires se prescrivent par 5 ans.

Les documents fiscaux

Les justificatifs de paiement de l’impôt sur le revenu ou sur les sociétés, de la cotisation foncière des entreprises (CFE), de la cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises (CVAE), des taxes sur le chiffre d’affaires et des taxes sur les conventions d’assurance doivent être conservés pendant 3 ans.
Les justificatifs de paiement des bénéfices industriels et commerciaux (BIC), des bénéfices non commerciaux (BNC) ou encore de l’impôt sur les sociétés pour les EIRL doivent être conservés pendant 2 ans suffit.
Pour les impôts directs locaux, le délai de conservation est ramené à 1 an.

Les documents administratifs et judiciaires

Sont à conserver à vie : les jugements, les actes de transaction amiable homologuée, les documents relatifs aux biens apportés ou acquis lors du mariage par donation ou legs (en cas de liquidation du régime matrimonial), le jugement prononçant le divorce ou la séparation de corps, les testaments, les documents relatifs aux successions, les copies conformes (diplômes, papiers militaires).
Toute décision de justice conférant à l’entreprise un droit, ou le reconnaissant (propriété d’un bien, paternité d’une marque, etc.), mais également les ordonnances de non-lieu.

Les documents bancaires

Les talons de chèques, les relevés d’identités bancaires, les relevés de comptes bancaires ou postaux doivent être conservés pendant 5 ans. Ils peuvent constituer un justificatif pour les impôts, permettre de faire valoir tous droits ou prouver le paiement d’une dette par une date certaine.
Au delà la conservation et la production de tels documents constituent un commencement de preuve par écrit.
Les ordres de prélèvement automatique doivent être conservés pendant le temps de leur validité.
Ce moyen de preuve peut s’avérer utile en cas de litige sur le montant du remboursement d’une dette, le paiement à un organisme quelconque, pour justifier une reconnaissance de dette non écrite.
Le titulaire du compte a 5 ans pour contester un encaissement, un virement ou un chèque.

Les documents d’assurance

Les documents d’assurance, assurance locaux, assurance véhicule, assurance chômage, assurance décès, ainsi que toute déclaration de sinistres, accidents d’automobile, etc., doivent être conservés pendant 2 ans après la résiliation du contrat.
S’agissant des contrats d’assurances des biens (meubles, immeubles) il convient de les conserver aussi longtemps que le bien est assuré.
Mais également, devront être conservés à vie, les quittances de règlement des primes d’assurance, les contrats de souscription, les justificatifs de versement des cotisations ainsi que le renouvellement de contrat, le double de la lettre de résiliation du contrat (souvent envoyée en AR), tous les justificatifs (rapport de l’expert) lors d’un sinistre. Mais également en cas d’accident, conserver les rapports d’expertise, médicaux, factures des soins, PV de l’accident car, en cas de séquelles ultérieures, il faut apporter les justificatifs, afin d’intenter une action envers le responsable du dommage initial.

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